Tapahtumapaikka on viime vuoden malliin Kavalahden leirikeskus Inkoossa, Länsi-Uudellamaalla. Autolla paikalle ajaa Helsingistä noin tunnissa ja Turusta puolessatoista, ja lähelle pääsee niin junalla kuin bussillakin.
Tapahtuma on ensisijaisesti telttaleiri. Päärakennuksessa on kuitenkin muutama sänky teltattomille, sekä lisäksi lattiamajoitusta on tarjolla rajoitetusti. Tarjolla on myös muutama vuokramökki, joissa on keittiö, oleskelutila ja sängyt 6-8 hengelle. Huonon sään yllättäessä voi harrasteet siirtää 100 henkeä vetävälle lämmittämättömälle sisäparvelle ja lämmitellä voi jossakin paikan kolmesta saunasta. Kuvia tapahtumapaikasta voi katsella täällä, täällä ja täällä.
Leirillä tarjotaan päivittäin kolme ateriaa: runsas aamiainen, välipala päivällä ja lämmin ateria illalla (paitsi pitopäivinä). Keskiviikkona järjestetään pikkupidot, ja pääpidot pidetään jälkimmäisenä lauantaina (30.7.). Leiriläisten käytössä on päärakennuksen ja saunarakennuksen keittiöt, joissa molemmissa on hella ja jääkaappi sekä tiskausmahdollisuus.
Paikka: Kavalahden leirikeskus (ei katuosoitetta), Inkoo, Uusimaa. Lähin bussipysäkki on 1,5 kilometrin päässä, Inkoon rautatieasemalle on noin 3,5 kilometriä, Inkoon keskustaan noin 5 kilometriä. Leirikeskuksen vesi tulee porakaivosta ja on täysin juomakelpoista. Vesihanoja on useita eri puolilla aluetta. Isossa saunarakennuksessa ja keittiössä on myös juokseva kuuma vesi, sähkösaunassa lämpimät suihkut.
Tapahtumapaikka aukeaa perjantaina 22.7. kello 17:00 ja sulkeutuu sunnuntaina 31.7. kello 13:00. Näiden aikojen ulkopuolella paikalla oleskelevien katsotaan olevan vapaaehtoista työvoimaa.
Säännöt: Tapahtuma on "kostea" (ensisijaisesti vain mietoja alkoholijuomia kuten olutta, siideriä ja viiniä). Tupakointi on sallittu vain erikseen merkityillä paikoilla. Lemmikkieläimet ovat sallittuja vain ulkotiloissa. Tapahtumapaikan vuokraehtojen mukaisesti lakanat ovat pakollisia kaikille sängyssä nukkuville, siinäkin tapauksessa, että nukkuu makuupussissa. Nuotion tekeminen on sallittua vain nuotiopaikoilla. Jos metsäpalovaroitus on voimassa, ei muita tulia (soihdut yms.) saa käyttää.
Tapahtumamaksu perustuu vuorokausihintaan, joka lasketaan leirillä vietettyjen öiden perusteella. Yksi viikonloppu perjantaista sunnuntaihin on kaksi yötä, kaksi viikonloppua on neljä yötä, koko leiri kestää yhdeksän yön yli. Lyhyemmän ajan, yhteensä 1-4 yön yli, leirillä oleskelevat SCA-jäsenet maksavat 5,50 euroa/yö ja ei-jäsenet maksavat 6 euroa/yö. Pidemmän ajan, yhteensä 5-9 yön yli, leirillä oleskelevat SCA-jäsenet maksavat 4,50 euroa/yö ja ei-jäsenet maksavat 5 euroa/yö. Päivävierailu leirillä ilman yöpymistä maksaa SCA-jäseniltä 5 euroa/päivä ja ei-jäseniltä 6 euroa/päivä. Koko leiri, tarjoushintaan, maksaa SCA-jäseneltä 37 euroa ja ei-jäseneltä 42 euroa, sekä koko leiri kaikilla ruuilla maksaa SCA-jäseneltä 100 euroa ja ei-jäseneltä 105 euroa. Sänkypaikka päärakennuksessa maksaa 2 euroa/yö, lattiamajoitus sisätiloissa 1 euron/yö. Mökkien vuokrahinnoista ja varaustilanteesta voi kysellä varausvastaavalta.
Ateriahinnat:
aamiainen 2 euroa, välipala 1 euro, lämmin ruoka 4 euroa, pikkupidot
7 euroa, isot pidot 10 euroa.
Huom!
Kaikki ateriat on varattava ja maksettava viimeistään 8.7.2005. Tämän
jälkeen voidaan aterioille myydä vain peruutuspaikkoja.
Varaukset tehdään sähköisellä ilmoittautumislomakkeella.
Maksaminen: Suomessa asuvien tulee maksaa leirinsä Hämeen keskiaikaseuran tilille 568000-4268274 viimeistään 1.7. välttääkseen myöhästymismaksun. Ulkomailla asuvat vieraat saavat maksaa paikan päällä, mutta euromaissa ja Ruotsissa asuvien toivotaan silti maksavan etukäteen, jos mahdollista. Muista kirjoittaa maksun viestiosaan, kuka maksaa ja mistä!
Myöhästymismaksu: Kaikki, jotka tekevät varauksen 1.7. jälkeen, joutuvat maksamaan 8 euron myöhästymismaksun. Myöhästymismaksu koskee myös liian myöhään ilmoittautuneita ulkomaalaisia. Samoin myöhästymismaksun joutuvat maksamaan kaikki ne Suomessa asuvat, jotka maksavat tapahtuman 1.7. jälkeen.
Peruutusehdot: Viimeistään 1.7. osallistumisensa peruuttavat saavat kaikki rahansa takaisin. Välillä 2.7.-8.7. peruuttavat saavat ruokarahansa takaisin, 9.7. tai sen jälkeen peruuttaville ei valitettavasti voida luvata mitään palautuksia. Jos ilmoittautumista ei ole peruttu ja jättää saapumatta tapahtumaan, tapahtumamaksu laskutetaan jälkikäteen ja siihen lisätään myöhästymismaksu sekä käsittelykuluja 3 euroa.
Autokraatti
Lady Jolanda de Meyre (Minna Lustig)
Atanväylä 13 A 2
33580 Tampere
Finland
GSM: +358-400-781132
sähköposti: jolanda83 @ jippii.fi
Varausvastaava
Caterina of York (Suvi Pynnönen)
GSM: +358-40-5726556
sähköposti: caterina @ luukku.com
Vastuumarski
Lord Oliver of Harjuwalcea (Olli Salonen)
GSM: +358-41-5065959
sähköposti: oliver_of_harjuwalcea @ jippii.fi